Kế hoạch tổ chức tất niên công ty hoàn hảo với 7 bước

Tiệc tất niên công ty là bữa tiệc quan trọng với mỗi công ty, doanh nghiệp bởi vật một kế hoạch tổ chức tất niên hoàn hảo là điều vô cùng cần thiết. Với 7 bước hoàn hảo dưới đây, Nhà hàng Gà Vàng tin rằng quý khách có thể chuẩn bị một bữa tiệc tất niên chỉn chu, ý nghĩa nhất.

Kế hoạch tổ chức tất niên với 7 bước:

Bước 1: Lên ý tưởng tổ chức tiệc Tất niên

Bước đầu tiên khi lên kế hoạch tổ chức tất niên chính là lên ý tưởng. Ý tưởng tổ chức tất niên thú vị, độc đáo sẽ giúp khách mời thêm hào hứng tham gia. Ý tưởng chính là “xương sống” cho tất cả các khâu sau như thiết kế thiệp mời, trang trí không gian, sân khấu, xây dựng thực đơn,…

Bữa tiệc tất niên công ty của quý khách hoàn hảo hơn nữa với những ý tưởng liên quan tới câu chuyện về thương hiệu công ty, màu sắc, nội dung chương trình xoay quanh bộ nhận diện thương hiệu. Từ đó, bữa tiệc tất niên trở lên gần gũi, mang tính gắn kết nhân viên, khách hàng thể hiện được nét riêng của doanh nghiệp.

Bước 2: Xác định đối tượng, lên danh sách khách mời

Để tổ chức tiệc tất niên thành công, quý khách cần xác định được số lượng người tham gia. Khi xác định được cụ thể về số lượng khách mời sẽ giúp quý khách ước lượng con số cụ thể khi đặt bàn. Đồng thời, số lượng người tham gia chính xác còn giúp người tổ chức có phương án thuê địa điểm, bố trí bàn ghế, triển khai các hoạt động chương trình.

Khách mời là những người đặc biệt quan trọng trong sự kiện. Do vậy, quý nên gửi thư mời và gọi điện xác nhận tham dự tới các khách mời. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và danh sách khách mời chính thức nên được chốt lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Doanh nghiệp có thể xác định khách mời và lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên và phân loại khách mời:

• Danh sách khách VIP.
• Danh sách khách mời chính thức: là những khách mời mà doanh nghiệp muốn và ưu tiên cho sự có mặt của họ trong sự kiện (Nhân viên, khách hàng, đối tác…).
• Danh sách khách mời là cơ quan truyền thông.

Bước 3: Tìm kiếm không gian, thống nhất thời gian tổ chức

Địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến thành công của sự kiện. Địa điểm chính là nơi diễn ra sự kiện. Khi lựa chọn địa điểm, bạn cần lưu ý tới vị trí và chi phí hợp lý, các yếu tố âm thanh, ánh sáng, không gian, phục vụ ăn uống, …

Lựa chọn địa điểm tốt, mang lại cho khách cảm giác thoải mái, họ sẽ nhớ đến quãng thời gian tuyệt vời mà họ đã tận hưởng tại đây như là phòng ở cao cấp, thức ăn ngon, dịch vụ hoàn hảo.

Thời gian tổ chức tiệc Tất niên thường là vào ngày cuối cùng làm việc của công ty. Doanh nghiệp cần chủ động tìm kiếm, đặt chỗ trước ít nhất 1 – 2 tháng để tránh tình trạng không tìm được địa điểm tổ chức. Và thời điểm thích hợp để tổ chức nên trước tết Nguyên đán khoảng 2 – 3 tuần. Khoảng thời gian diễn ra sự kiện kéo dài vào tầm 120 phút là vừa, vào lúc 18 giờ – 20 giờ.

Bước 4: Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động trong bữa tiệc

Một kế hoạch tổ chức tất niên hoàn hảo không thể thiếu các tiết mục văn nghệ, vui chơi giải trí. Phần văn nghệ, vui chơi giải trí nên có những mục sau:

• Tiết mục ca múa nhạc, xiếc, kịch… từ nhân viên công ty hoặc nghệ sĩ khách mời. Với những tiết mục văn nghệ do ca sĩ, nghệ sĩ trình diễn thì cần liên hệ trước 1 đến 2 tháng để có thể thương lượng giá cả tốt nhất.
• Trò chơi Tất niên.
• Lưu ý tiết mục “key moment” có thể gây ấn tượng nhất.
• Tiết mục khen thưởng trao quà tri ân, vinh danh các nhân viên đã có thành tích xuất sắc, vượt bậc…
• Chương trình bốc thăm trúng thưởng.
• Video trình chiếu ngắn gọn quá trình của doanh nghiệp (hình thành, thành tựu)

Bước 5: Xây dựng kịch bản tổ chức tất niên

Kịch bản tổ chức tất niên nên gồm â kịch bản gồm: kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.

Kịch bản tổng quát: là kịch bản chứa các nội dung bao quát về các công việc chung của buổi tiệc. Kịch bản này dùng cho phía nhân sự của công ty để tiện quản lý lịch trình chung hoặc các bên liên quan khác như âm thanh ánh sáng, màn hình máy chiếu,… để họ nắm bắt nội dung và điều khiển thiết bị phù hợp.

Kịch bản chi tiết: hay còn gọi là kịch bản MC tiệc Tất niên. Trong đó, có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cho đội ngũ tổ chức sự kiện.

Bước 6: Hoạch định ngân sách tổ chức tiệc Tất niên

Bảng ngân sách tổ chức tiệc tất niên hay dự trù kinh phí là yếu tố luôn có trong bất cứ kế hoạch tổ chức tất niên nào. Bảng dự trù kinh phí giúp người tổ chức chủ động các yếu tố về tài chính, dễ dàng báo cáo, trình duyệt với cấp trên và tránh trường hợp chi tiêu quá mức, khó xử cho quá trình thanh toán sau này.

Khi lên ngân sách, bạn cần nêu rõ ràng các hạng mục phải chi, bảng dự trù càng chi tiết quá trình điều phối, quản lý và thanh toán càng dễ dàng. Lưu ý, trong bản hoạch định ngân sách quý khách nên dành một khoản cho các chi phí phát sinh, dự phòng, khoản này nên dao động từ 10 – 15% tổng chi phí tổ chức tiệc.

Bước 7: Tiến hàng tổ chức tiệc Tất niên

Trước khi sự kiện bắt đầu, ít nhất 3 tiếng bạn cần đảm bảo hoàn thành các hạng mục sau:

• Bố trí khu vực chỗ ngồi: Chỗ ngồi cho khách VIP, ban đại biểu, khách tham dự.
• Hoàn thành phần sân khấu, lắp đặt loa, đèn, màn hình LED.
• Hoàn thành dựng backdrop, treo bandroll, photo booth, gallery…
• Tổng duyệt chương trình trước khi tiến hành sự kiện.
• Chạy thử chương trình, test âm thanh, micro, ánh sáng, kỹ thuật, độ an toàn…
• Duyệt lại chương trình lần nữa với các khách mời như celeb, nhóm kịch, xiếc (nếu có).
• Đảm bảo nhân sự chạy chương trình có mặt đầy đủ.
• Chuẩn bị kịch bản đường dây, kịch bản MC, kịch bản kỹ thuật đầy đủ.
• Phân chia nhân sự cụ thể.

Tiến hành chạy chương trình

• Giám sát, điều phối chương trình
• Đảm bảo các khâu sự kiện diễn ra đúng tiến độ
• Đề phòng rủi ro, sự cố bất ngờ

Kết thúc tiệc

• Chụp ảnh kỷ niệm
• Trao quà lưu niệm
• Tiễn khách

Hy vọng với 7 bước xây dựng kế hoạch tổ chức Tất niên, quý khách sẽ có một bữa tiệc tất niên trọn vẹn, ấm áp và đầy gắn kết cùng công ty, đồng nghiệp.